Afrekenen en facturatie
Geld terugbetalen en crediteren
Een factuur helemaal of gedeeltelijk crediteren, via Mollie of met de hand. Met de SEPA-val die je dubbel geld kan kosten.
Iemand vraagt zijn geld terug, of je hebt te veel gerekend. Dat regel je op de factuur, niet op de bestelling, want de factuur is wat je klant en je boekhouder voor zich hebben.
Er zijn drie plekken waar het kan, en ze doen niet hetzelfde. Dit artikel beschrijft de volledige route: Facturen, [de factuur], Acties, Crediteren. Daar kun je per regel kiezen hoeveel je teruggeeft, zie je de btw uitgesplitst en krijg je de SEPA-waarschuwing.
De twee andere routes lopen via de bestelling: een dialoogvenster met een vinkje per product waarin je ook een reden vastlegt, en een snelknop in de bestellijst die alleen via Mollie werkt. Handig als je snel een hele bestelling terugdraait.
Alle drie doen hetzelfde nawerk: de partnercommissie wordt gecorrigeerd en er gaat een webhook uit over de terugbetaling. Twee dingen verschillen wel. De reden die je vastlegt kun je alleen kwijt in het dialoogvenster vanuit de bestelling. En de schakelaar voor Mollie staat daar standaard aan zodra er een Mollie-betaling bij hoort, terwijl hij op de factuurroute standaard uit staat. Kijk dus even waar je zit voordat je bevestigt.
Kiezen wat je terugbetaalt
Je krijgt per factuurregel een keuzelijst met vaste porties: 100, 75, 50 of 25 procent, een aangepast bedrag, of niet crediteren. Dat laatste is de standaard, dus je begint met alles op nul en zet aan wat je terug wilt geven.
Wil je alles ineens, dan staat er rechtsboven een knop Volledige factuur crediteren.
Zodra er iets terugbetaald wordt, zie je per regel het bedrag uitgesplitst in exclusief btw, de btw zelf en inclusief btw. Die verdeling wordt uit de originele factuur afgeleid, dus het klopt of je je prijzen nu inclusief of exclusief btw hebt ingevoerd.
Rechts staat een voorbeeld van de creditfactuur zoals je klant hem krijgt. Kijk daar even naar voordat je bevestigt.
Via Mollie of met de hand
Onder de regels staat één schakelaar: Terugbetalen via Mollie. Die staat standaard uit, ook als er gewoon een Mollie-betaling bij hoort.
Staat hij aan, dan verwerkt Mollie de terugbetaling en komt het geld vanzelf terug bij je klant. Staat hij uit, dan maak je zelf over en gebruikt Memly de creditfactuur alleen om je administratie kloppend te maken.
Hoort er geen Mollie-betaling bij de factuur, dan kun je de schakelaar niet aanzetten en staat dat er ook bij.
De val die je dubbel geld kan kosten
Dit is het belangrijkste van dit artikel.
Is er via automatische incasso betaald en is dat minder dan acht weken geleden, dan verschijnt er een waarschuwing zodra je Terugbetalen via Mollie aanzet. Betaal je met de hand terug, dan zie je hem niet, terwijl het risico er dan net zo goed is. Je klant kan namelijk tot acht weken na een incasso zelf bij zijn bank een storno aanvragen.
Betaal je nu via Mollie terug én doet je klant ook een storno, dan krijgt hij het bedrag twee keer. Dat komt niet vanzelf terug.
Stem in dat geval eerst af wie het regelt. Zegt je klant dat hij het bij zijn bank doet, betaal dan niet ook nog terug. Regel jij het, zeg dan dat hij niets meer hoeft te doen.
Wat er daarna gebeurt
Memly doet vier dingen op volgorde: de controle, de terugbetaling bij Mollie als je die aan hebt staan, het aanmaken van de creditfactuur, en het mailen van de pdf naar je klant.
Mislukt de stap bij Mollie, dan stopt het daar en wordt er geen creditfactuur gemaakt. Je krijgt de foutmelding van Mollie te zien. Dat is met opzet: een creditfactuur zonder terugbetaling zou je boekhouding laten liegen.
De creditfactuur krijgt een eigen nummerreeks, los van je gewone facturen. Op de factuurpagina staat de badge Creditnota met een link naar het origineel.
Een creditfactuur heeft zijn eigen statusnamen. Betaal je met de hand terug, dan staat hij meteen op Terugbetaald. Gaat het via Mollie, dan staat hij eerst op Terugbetaling in behandeling en springt hij op Terugbetaald zodra Mollie meldt dat het geld echt weg is.
Wat crediteren niet doet
De toegang blijft staan. Een creditfactuur regelt het geld en verder niets. Wil je dat iemand het product ook niet meer heeft, trek dan zijn toegang in of zeg zijn abonnement op.
Dat is een bewuste scheiding, want de twee vallen vaak niet samen. Iemand die na drie maanden de laatste maand terugkrijgt, houdt gewoon toegang tot wat hij wel betaald heeft.
Bij een abonnement
Crediteer je een termijn van een abonnement, dan pakt Memly de betaling van precies die periode. De terugbetaling landt dus op de juiste maand, en de creditfactuur bevat alleen die termijn en niet je hele bestelling.
Het abonnement zelf loopt door. Wil je dat het stopt, doe dat dan apart.
Verder lezen
Veelgestelde vragen
Waarom kan ik de crediteerknop niet gebruiken?
De knop staat er ook bij een factuur die nog niet betaald is, maar dan valt er niets terug te betalen en blijft de bevestigknop uit. Er komt geen melding die dat uitlegt. Controleer dus eerst of de factuur op betaald staat.
Krijgt de klant automatisch bericht?
Ja. Zodra de terugbetaling is aangemaakt gaat er een mail uit met de creditfactuur als pdf-bijlage.
Trekt crediteren ook de toegang in?
Nee. Een creditfactuur regelt het geld, niet de toegang. Wil je die er ook af, trek dan apart de producttoegang in bij het lid, of zeg zijn abonnement op.
Wie mag terugbetalen?
De eigenaar, een beheerder en iemand met de rol financieel. Een community-beheerder niet; die krijgt de pagina niet eens te zien.
Was dit artikel nuttig?