Wat er gebeurt als een incasso mislukt

Een incasso die wordt teruggeboekt is vervelend, maar het gebeurt. Memly pakt het op zonder dat jij het hoeft te volgen. Hieronder staat wat er automatisch gebeurt, waar je de stand ziet en wat je zelf kunt doen.

Wat er automatisch gebeurt

Mislukt een betaling of wordt hij teruggeboekt, dan zet Memly de bestaande factuur op achterstallig. Er komt dus geen nieuw document bij: het blijft dezelfde factuur met hetzelfde nummer, zodat je administratie klopt.

Daarna gaan de herinneringen eruit, op dag 3, dag 7 en dag 14. Je klant krijgt elke keer een mail met een betaallink waarmee hij het alsnog kan voldoen.

Toegang blijft staan

Na de laatste herinnering gebeurt er niets meer vanzelf. Memly trekt de toegang van je lid niet in. Dat is een bewuste keuze: of iemand er na een mislukte betaling uit moet, hangt af van je relatie met die persoon en niet van een teller. Wil je de toegang intrekken, dan doe je dat zelf bij het lid, zie Toegang geven of intrekken.

Waar je de stand ziet

Ga in het menu naar Rapportages en klik rechtsboven op Aanmaningen.

Daar staan de achterstallige facturen op een rij, met de oudste bovenaan. Per regel zie je hoe ver de reeks is met 1e herinnering, 2e herinnering of Laatste herinnering. Gaat het om een teruggeboekte incasso, dan staat er een badge Storno bij.

Wil je niet wachten op het volgende moment, dan stuur je met Stuur herinnering zelf een nieuwe. Handig als je net iemand aan de telefoon hebt gehad.

Bovenaan de pagina staat welke cyclus er loopt, dus hoeveel herinneringen er gaan en op welke dagen. Zo hoef je niet te onthouden wat er is ingesteld.

Let op: deze pagina toont alleen achterstallige facturen. Facturen die gewoon nog openstaan en waarvan de betaaltermijn nog loopt, staan er niet bij. Die vind je onder Verkopen, Facturen.

Wanneer er wel een betaalverzoek komt

Er is één situatie waarin Memly een nieuw document maakt. Heb je een factuur al gecrediteerd en komt de betaling daarna alsnog terug als storno, dan is er niets meer om op achterstallig te zetten. Dan maakt Memly een betaalverzoek aan met een eigen nummerreeks die begint met de letter V.

Dat is de uitzondering, niet de regel. Bij een gewone mislukte incasso zie je die V-nummers dus niet.

De stornokosten doorbelasten

Rekent Mollie kosten voor een storno, dan kun je die aan je klant doorbelasten.

Ga naar Instellingen, en onder Technisch naar Mollie. Daar staat de sectie Stornokosten doorbelasten. Zet Stornokosten in rekening brengen aan en vul bij Bedrag (incl. btw) in wat je berekent. Mollie rekent zelf tien euro per storno, dus dat is een logisch uitgangspunt.

Het bedrag komt als aparte regel op de terugvordering te staan.

Let op twee dingen. Dit wordt alleen toegepast bij zakelijke klanten, dus bij iemand met een bedrijfsnaam of btw-nummer. Bij consumenten gelden de wettelijke incassokosten en mag er geen aparte toeslag bovenop. Dat is vaste regelgeving en geen keuze in het scherm.

Zorg daarnaast dat je algemene voorwaarden het doorbelasten van stornokosten benoemen, anders sta je zwak als iemand het aanvecht.

Wat nu nog vastligt

De cyclus zelf ligt vast. Het aantal herinneringen en de dagen ertussen staan ingesteld op waarden die voor de meeste platforms goed werken, en je kunt ze nog niet zelf in het scherm aanpassen. Wil je een ander ritme, laat het ons weten. We passen het dan voor je platform aan.

Zelf ingrijpen

Kom je er met de klant uit, dan hoef je de reeks niet af te wachten. Open de factuur en kijk in de kaart Acties:

• Factuur opnieuw mailen, als hij de eerste mail kwijt is
• Herinnering sturen, met een eigen persoonlijk bericht erbij
• Crediteren, als je het bedrag laat zitten

Wat er niet is, is een knop om een factuur met de hand op betaald te zetten. Een factuur gaat alleen op betaald als er echt geld binnenkomt, via de betaallink of via een nieuwe incasso. Dat is met opzet zo: anders zou je omzet iets tonen wat er niet is.

Betaalt iemand je liever buiten Memly om, stuur hem dan alsnog de betaallink uit de factuur. Dan komt de betaling op de goede plek binnen en klopt de stand vanzelf.

Voorkomen is beter

De meeste storno’s komen door gegevens die niet meer kloppen. Leden kunnen die zelf bijwerken, zie Klanten hun betaalgegevens laten bijwerken.

Gerelateerd

• Een klant herinneren aan een openstaande factuur
• Facturen die je klanten zelf terugvinden