Klanten hun betaalgegevens laten bijwerken

Een verlopen kaart of een nieuw rekeningnummer was vroeger een mailtje aan jou. Dat regelen je leden nu zelf. Als beheerder hoef je alleen te weten hoe het werkt, zodat je het kunt uitleggen wanneer iemand ernaar vraagt.

Waar je lid het vindt

Onder Mijn account staat het menu-item Betaalmethoden. Daar staat alles wat we gebruiken om lopende abonnementen te incasseren.

Een betaalmethode toevoegen

Je lid klikt op Toevoegen, of op Betaalmethode toevoegen als er nog niets staat. Daarna gaat het naar zijn eigen bank om een automatische incasso te bevestigen.

Voor die bevestiging doen we een verificatie van één cent, die meteen wordt teruggestort. Zo weten we zeker dat de rekening klopt en dat je lid er zelf bij kan.

Direct na terugkomst staat de nieuwe methode er nog niet in de lijst. Er verschijnt een melding dat we hem verwerken en dat hij verschijnt zodra de bank heeft bevestigd. Dat duurt meestal een paar minuten. Zie je in die tussentijd een lege lijst, dan is er dus niets misgegaan; even verversen na een paar minuten is genoeg.

Het belangrijkste detail

Kiest je lid in het menu bij een betaalmethode voor Als standaard instellen, dan gaan alle lopende abonnementen meteen mee naar die rekening. De eerstvolgende incasso loopt gewoon door.

Dat klinkt klein, maar het is precies waar het vaak misgaat. Een nieuwe rekening toevoegen zonder dat de abonnementen meegaan levert alsnog een mislukte incasso op. En dan begint de hele reeks herinneringen, terwijl je klant dacht dat hij het geregeld had.

Wijs je leden er dus op dat toevoegen niet genoeg is. Ze moeten de nieuwe methode ook als standaard instellen.

Eén abonnement op een andere rekening

Dat kan niet. De standaardmethode geldt voor alles wat er loopt, en een machtiging bij de bank staat op naam van je klant en niet op een los abonnement. Wie twee abonnementen op twee verschillende rekeningen wil, heeft daar twee accounts voor nodig.

In de praktijk vraagt vrijwel niemand erom. Wordt het toch gevraagd, leg dan uit dat de nieuwe standaardmethode alles ineens overzet.

Een betaalmethode verwijderen

Gooit je lid de standaardmethode weg, of de laatste die nog geldig is, dan laten we eerst zien welke abonnementen er lopen. Zo weet hij wat er straks niet meer geïncasseerd kan worden.

Heeft hij nog een andere geldige methode staan en is dit niet de standaard, dan gaat het zonder waarschuwing weg. Dat is ook logisch: er blijft dan gewoon iets over om mee te incasseren.

Wat jij als beheerder ziet

Bij elk lid staat het tabblad Betaalmethoden met dezelfde lijst. Handig als iemand belt en je wilt meekijken of er wel een geldige incasso klaarstaat. Je kunt daar ook zelf een rekening vastleggen, bijvoorbeeld als je een klant overneemt uit een ander systeem.

Waarom dit rust geeft

Mislukte incasso’s komen bijna altijd door verlopen gegevens. Hoe makkelijker een klant dat zelf bijwerkt, hoe minder herinneringen jij stuurt. En hoe minder abonnementen er stilvallen om een reden die niets met tevredenheid te maken heeft.

Gaat het toch mis, dan pakt Memly dat op. Lees wat er gebeurt als een incasso mislukt.

Gerelateerd

• Wat er gebeurt als een incasso mislukt
• Facturen die je klanten zelf terugvinden