Facturen die je klanten zelf terugvinden

Facturen waren vroeger alleen te vinden binnen een bestelling. Bij een abonnement gaat dat mis, want een incasso maakt geen nieuwe bestelling. Wie zijn facturen bij Bestellingen zocht, miste dus alles na de eerste periode.

Daarom heeft elk lid een eigen facturenoverzicht.

Wat je klant ziet

Onder Mijn account staat Facturen. Daar staan alle facturen bij elkaar, ook die van maandelijkse of jaarlijkse incasso’s.

Je klant kan daar:

• Zoeken op factuurnummer of op ordernummer
• Filteren op Type: alle types, alleen facturen of alleen creditnota’s
• Een pdf van één factuur downloaden
• Meerdere facturen aanvinken en ze samen ophalen met Download PDFs (zip)
• Een openstaande factuur betalen met de knop Betalen

Creditnota’s staan negatief in de lijst, zodat een overzicht meteen klopt voor de boekhouding.

Een heel jaar in één keer

Met Exporteren haalt je klant een periode in één keer op. Hij kiest een jaar, een kwartaal, een maand of een eigen periode, en daarna het formaat: CSV, Excel of een zip met alle pdf’s erin. Dat scheelt hem het losse klikwerk aan het eind van het jaar, en jou de vraag erom.

Openstaande facturen betalen

Staat er nog iets open, dan komt je klant via Betalen op een eigen betaalpagina. Daar staat het bedrag en betaalt hij via Mollie. Gaat het om een teruggeboekte incasso, dan heet het document daar een betaalverzoek.

Wat jij per lid ziet

Bij elk lid staat het tabblad Facturen met dezelfde gegevens. Je filtert op Soort, met aparte keuzes voor facturen, creditfacturen en betaalverzoeken.

Vink je meerdere facturen aan, dan kun je ze in één keer naar je klant sturen met Versturen naar klant, of zelf ophalen met Download zip. Stuur je er meerdere tegelijk, dan komen die samen in één e-mail. Dat scheelt je klant een volle inbox.

In het menu achter een factuur zitten de losse acties. Je stuurt hem opnieuw, downloadt de pdf, opent hem, of kopieert de betaallink om die zelf ergens in te plakken. Die betaallink verschijnt alleen bij een factuur die nog openstaat.

Crediteren

Crediteren doe je op de factuur zelf. Open de factuur en gebruik in de kaart Acties de knop Crediteren. Je kiest per regel hoeveel je teruggeeft en ziet de btw uitgesplitst. Een reden vastleggen kan hier niet; dat veld zit in het crediteervenster dat je vanuit de bestelling opent. Zie Geld terugbetalen en crediteren.

In diezelfde kaart zit ook Factuur opnieuw mailen, handig als een klant zegt dat hij niets heeft ontvangen, en Herinnering sturen als er nog iets openstaat.

De historie van een abonnement

Wil je zien wat er over de hele looptijd van een abonnement is gefactureerd, open dan het abonnement bij het lid. Onderaan staat de kaart Facturen met elke termijn op een rij. Dat is de plek waar je snel ziet of er ergens een periode is overgeslagen.

Gerelateerd

• Klanten hun betaalgegevens laten bijwerken
• Wat er gebeurt als een incasso mislukt