Iemand handmatig toegang geven of intrekken

Soms hoort iemand ergens bij zonder dat er een bestelling aan te pas komt. Een klant die iets terugkreeg, een gastdocent, een proefdeelnemer, of een lid dat je meeneemt uit je vorige platform. Daar hoef je geen betaling voor te verzinnen.

Je regelt het via Leden, [het lid], Producttoegang, Product toevoegen. Zoeken, klikken, klaar. Er staat “Toegang verleend” en de persoon kan erbij.

Het kan ook vanaf de andere kant: Producten, [het product], Leden, Lid toevoegen. Daar zoek je op naam of e-mailadres in plaats van op product. Handig als je meerdere mensen achter elkaar bij hetzelfde product zet.

Met of zonder einddatum

In hetzelfde venster staat het veld Toegang tot en met, langs allebei de kanten. Laat je dat leeg, dan is de toegang onbeperkt en blijft hij tot je hem zelf weghaalt. Vul je een datum in, dan loopt de toegang die dag om middernacht af.

Verlopen toegang wordt ‘s nachts automatisch ingetrokken, en het lid krijgt daar een mail over. Dat is het verschil met zelf intrekken, waar geen bericht bij hoort.

Zet er dus een datum bij zodra “even tijdelijk” ook echt tijdelijk is. Een proefdeelnemer die je drie weken meeneemt hoef je zo niet in je agenda te zetten.

Dezelfde keuze staat in de ledenwizard onder Leden, Nieuw lid, bij stap 2, als je meteen bij het aanmaken al toegang wilt geven.

De toegangsduur van het product telt hier niet mee

Op een product kun je instellen hoe lang iemand toegang heeft na aankoop, bijvoorbeeld twaalf maanden, en wanneer die toegang ingaat. Die instelling geldt alleen bij een echte bestelling.

Geef je handmatig toegang, dan wordt die duur niet toegepast. Ook niet het startmoment. De toegang gaat direct in en loopt door.

Toegang intrekken

Op het tabblad Producttoegang staat achter elke actieve regel een kruisje. Je krijgt een bevestiging met de productnaam en de naam van het lid erin, en na “Toegang intrekken” is het meteen weg.

Meteen is hier letterlijk. De trainingen, de community en de bijeenkomsten die aan dat product hangen verdwijnen direct uit de omgeving van dat lid. Er is geen overgangstermijn.

Het lid krijgt hier geen bericht van. Dat is anders dan bij toegang die vanzelf verloopt, want daar gaat wel een mail over. Trek je handmatig in, dan merkt iemand het pas als hij ergens klikt en het er niet meer is. Zeg het dus zelf even, zeker als het geen sanctie is maar gewoon het einde van een afspraak.

De regel blijft wel in het overzicht staan, met de status Ingetrokken en de datum erbij. Je kunt dus altijd terugzien wie wanneer waar toegang toe had.

Geef je later opnieuw toegang tot hetzelfde product, dan wordt die oude regel weer actief gemaakt in plaats van dat er een tweede bij komt. De datum bij “Sinds” blijft dan de oorspronkelijke.

Waarom je dit niet moet gebruiken als verkoop

Handmatige toegang geeft alleen de sleutel. Er is geen bestelling, geen factuur, geen bevestigingsmail, en er komt geen bedrag binnen. Voor je boekhouding bestaat die klant niet.

Dat is precies goed voor een gastdocent of een coulancegeval. Het is niet goed voor iemand die je buiten Memly om betaald heeft, want dan mist je administratie een verkoop die er wel was. Maak daar een betaalpagina voor met de juiste prijs, of een bestelling met een korting van honderd procent, zodat er wel een spoor is.

Twee situaties die je tegenkomt

Het lid heeft het product al. Dan weigert Memly met de melding dat dit lid al toegang heeft. Dat geldt ook als die toegang uit een lopend abonnement komt. Je kunt er dus niets bovenop leggen, en je kunt op deze manier ook geen bestaande toegang verlengen.

Het lid heeft nog geen account. Dat komt voor na een import. De toegang wordt gewoon aangemaakt, maar de persoon kan nergens inloggen om er iets mee te doen. Je herkent het aan de status “Niet uitgenodigd” in het dossier. Los het op met Uitnodiging versturen in het menu rechtsboven; dat maakt alsnog een account aan en stuurt de uitnodiging.

Verder lezen

• Het dossier van een lid, waar dit tabblad staat
• Een abonnement opzeggen, pauzeren of van plan wisselen