Leden en orders
Het dossier van een lid
Twaalf tabbladen met alles wat je van een lid weet: bestellingen, toegang, voortgang, mails en notities. Waar je wat vindt.
Er belt iemand met een vraag over zijn factuur, of hij komt er niet in, of hij zegt dat hij een training niet ziet die hij wel gekocht heeft. Bijna elk gesprek begint op dezelfde plek: het dossier van dat lid.
Je komt er via Leden en dan de naam aanklikken.
Wat er bovenaan staat
Naam, foto en meteen twee dingen die je vaak nodig hebt: de rol en de status.
De status wordt afgeleid, niet ingesteld. Heeft iemand ooit ingelogd, dan staat er Actief. Is hij wel uitgenodigd maar nog nooit binnen geweest, dan Uitgenodigd. Geen van beide, dan Niet uitgenodigd. Daarnaast bestaan Geblokkeerd en Gedempt, die gaan voor de rest.
Die drie eerste zijn goud waard bij een supportvraag. “Ik kan niet inloggen” van iemand met status Niet uitgenodigd betekent gewoon dat er nooit een uitnodiging is verstuurd.
Eronder staat sinds wanneer iemand lid is en hoeveel punten hij heeft.
Het menu rechtsboven
Achter de drie puntjes zitten de acties die je het vaakst nodig hebt.
Bekijk als lid logt je in als die persoon. Dit is het snelste antwoord op “ik zie mijn cursus niet”: je kijkt gewoon mee. Werkt alleen bij iemand met een account.
Uitnodiging versturen verschijnt alleen bij iemand die nog nooit heeft ingelogd. Lukt het versturen niet, dan zie je dat meteen in een melding met de reden erbij, zodat je niet in de veronderstelling blijft dat er iets onderweg is.
Wachtwoord reset stuurt een resetlink. Vraagt eerst om bevestiging.
Blokkeren zorgt dat iemand niet meer kan inloggen of deelnemen. De eigenaar kun je niet blokkeren.
Verwijderen haalt het lid uit je omgeving. Je typt eerst zijn e-mailadres over, en daarna stoppen zijn producttoegang en teamrollen direct, verdwijnt hij uit je ledenlijst en kan hij hier niet meer inloggen.
Zijn inlogaccount blijft wel bestaan, want dat kan bij andere omgevingen horen. Je verwijdert iemand uit jouw omgeving, niet van Memly.
Verwijderen lukt niet zolang er een abonnement loopt. Dat is breder dan alleen actief: ook een proefperiode, een achterstallige betaling en een gepauzeerd abonnement tellen mee. Zeg dat eerst op.
Wat er na het verwijderen overblijft
Het dossier verdwijnt niet. Je vindt het terug via het statusfilter Verwijderd in je ledenlijst, en in de kop staat “Verwijderd op [datum] door [jouw e-mailadres]”.
Naam, e-mailadres en adres blijven gewoon staan, want dat is je klantadministratie. Bestellingen, facturen en community-bijdragen blijven er ook, met naam erbij.
In het menu van zo’n dossier staat één actie: Weer lid maken. Daarmee komt hetzelfde dossier terug, inclusief de geschiedenis. De producttoegang moet je daarna zelf opnieuw geven, want die komt niet mee. Koopt de persoon zelf opnieuw iets met hetzelfde e-mailadres, dan wordt het dossier ook vanzelf weer actief.
Als een lid zichzelf verwijdert
Dat kan tegenwoordig, via Mijn account, Privacy in zijn eigen omgeving. Er komt geen verzoek bij jou langs en je hoeft niets goed te keuren; het gebeurt direct.
Hij doorloopt twee stappen. Eerst Stap 1 van 2: bewaar eerst wat je wilt houden, waar op een rij staat wat er van hem bewaard is (profiel, bestellingen, facturen en community-berichten, met aantallen), met een knop Download mijn gegevens en daaronder elke factuur apart als pdf. Hij moet aanvinken dat hij gedownload heeft wat hij wil bewaren. Daarna Stap 2 van 2: je account verwijderen, waar hij zijn e-mailadres overtypt.
Je krijgt er wel bericht van. Alle eigenaren en beheerders zien in het meldingencentrum “[naam] heeft het eigen account verwijderd”, met daaronder dat het op eigen verzoek was en een link naar het dossier. De naam staat daar nog in, omdat die melding vlak voor het wissen gemaakt wordt.
Dit dossier ziet er anders uit dan een dat jij verwijderde. Naam, e-mailadres, adres en profiel zijn gewist; de persoon heet in je lijst “Verwijderde Gebruiker” met een adres dat begint met deleted-. In de kop staat “Op eigen verzoek verwijderd op [datum]”.
Wat blijft: bestellingen en facturen, want daar geldt een bewaarplicht voor. Elke factuur heeft een eigen momentopname van naam en adres, dus je administratie blijft compleet. Community-berichten blijven ook staan, maar zonder naam erbij.
Dit is niet terug te draaien. In het menu staat geen actie, alleen de melding dat het op eigen verzoek gebeurde.
Ook hier geldt dat een lopend abonnement het tegenhoudt, en een eigenaar kan zichzelf niet verwijderen.
De twaalf tabbladen
Profiel is waar je naam, e-mailadres, geboortedatum, bio en rol aanpast. De rol van de eigenaar staat vast.
Adressen bevat de factuuradressen, met bedrijfsnaam, btw-nummer en KvK-nummer. Hier los je een ontbrekend btw-nummer op als iemand btw verlegd wil hebben. Eén adres is de standaard; dat wissel je met één klik.
Producttoegang laat zien tot welke producten dit lid toegang heeft, waar die toegang vandaan komt (Eenmalig, Abonnement of Handmatig) en tot wanneer. Ingetrokken en verlopen regels blijven staan, lichter weergegeven, zodat je de historie ziet. Hier geef je ook handmatig toegang.
Voortgang toont per training hoever iemand is, met een balk en het aantal afgeronde lessen. Staat er Geen toegang meer bij, dan heeft die persoon de training wel gevolgd maar is de toegang inmiddels weg. Dat verklaart een boze mail zonder dat je verder hoeft te zoeken.
Bestellingen en Facturen spreken voor zich, met de pdf erbij.
Abonnementen brengt je naar de lopende abonnementen en de acties daarop, zoals opzeggen of van plan wisselen.
Betaalmethoden toont waarmee er betaald wordt. Nuttig bij een mislukte incasso.
Notificaties is hetzelfde scherm dat het lid zelf onder Mijn account ziet, en je zet de vinkjes hier voor diegene om. Onderaan staat wie dit lid volgt, want van die leden krijgt diegene altijd bericht, ook als de community-meldingen uit staan.
Emails is het overzicht van wat Memly naar deze persoon heeft gestuurd. Bij “ik heb nooit iets ontvangen” kijk je hier eerst.
Activiteit toont punten, level, badges en de puntenhistorie, twintig regels per pagina, te filteren op soort.
Notities zijn interne aantekeningen. Alleen beheerders zien ze, nooit het lid zelf. Je kunt er een vastpinnen zodat hij bovenaan blijft staan. Gebruik dit voor afspraken die je anders in je mailbox kwijtraakt.
De volgorde die de meeste supportvragen oplost
Bij “ik zie mijn cursus niet”: eerst Producttoegang, dan Voortgang, dan Bekijk als lid.
Bij “ik kan niet inloggen”: eerst de statusbadge bovenaan, dan Emails om te zien of de uitnodiging echt verstuurd is.
Bij “er is geld afgeschreven en ik snap het niet”: Bestellingen, dan Abonnementen, dan Facturen.
Verder lezen
Veelgestelde vragen
Kan ik een verwijderd lid terughalen?
Als jij hem verwijderde wel: in het dossier staat dan de actie Weer lid maken, en de geschiedenis komt terug. De producttoegang moet je zelf opnieuw geven. Verwijderde het lid zichzelf, dan kan het niet, want zijn gegevens zijn dan gewist.
Waarom lukt verwijderen niet?
Bijna altijd omdat er nog een abonnement loopt. Dat geldt breder dan alleen een actief abonnement: ook een proefperiode, een achterstallige betaling en een gepauzeerd abonnement tellen mee. Zeg dat eerst op. Een eigenaar kan zichzelf sowieso niet verwijderen.
Wat gebeurt er met facturen van een verwijderd lid?
Die blijven bewaard, ook als het lid zichzelf verwijderde. Elke factuur heeft een eigen momentopname van naam en adres, dus hij blijft compleet en klopt voor je boekhouding.
Kan ik zien wat een lid in mijn omgeving ziet?
Ja, met Bekijk als lid in het menu rechtsboven. Je wordt dan ingelogd als dat lid. Dat werkt alleen bij iemand met een gekoppeld account; bij een lid dat nog nooit is uitgenodigd staat de knop uit.
Ziet het lid mijn interne notities?
Nee. Notities zijn alleen zichtbaar voor beheerders. Ze zijn bedoeld voor interne afspraken en opvolgacties.
Was dit artikel nuttig?