Zelf een klant herinneren aan een openstaande factuur

Soms wil je niet wachten tot de volgende automatische herinnering. Je hebt iemand net gesproken, of je ziet een factuur die al te lang open staat. Op de factuur zelf staan daarvoor twee acties, en het verschil is belangrijk.

Twee acties die op elkaar lijken

Ga naar Verkopen en dan Facturen, en klik de factuur open. Rechts staat het blok Acties.

Factuur opnieuw mailen stuurt precies dezelfde mail als bij het aanmaken, met de pdf eronder. Gebruik dit als iemand de factuur kwijt is of hem nooit heeft ontvangen. Er zit geen aanmaning in en er verandert niets aan het aanmaningstraject.

Herinnering sturen stuurt de herinneringsmail met een betaallink erin. Je klant kan daar direct betalen. Deze actie zie je alleen als de factuur nog niet betaald is, dus bij een verzonden of achterstallige factuur. Bij een betaalde, gecrediteerde of geannuleerde factuur staat hij er niet, want dan valt er niets te herinneren.

Wat er precies verstuurd wordt

Klik je op Herinnering sturen, dan zie je eerst in gewone taal wat er gaat gebeuren. Dat hangt af van de stand van de factuur.

Loopt het aanmaningstraject en zijn er nog herinneringen over, dan is dit gewoon de volgende uit de reeks. De teller loopt op, en de automatische cyclus slaat die stap over.

Zijn alle herinneringen al verstuurd, dan gaat de laatste herinnering nog een keer uit. De teller blijft dan staan waar hij stond, zodat het overzicht van het traject blijft kloppen. Je kunt dus zo vaak porren als je wilt zonder dat je de administratie vervuilt.

Is de factuur wel verstuurd maar nog niet vervallen, dan krijgt je klant de eerste herinnering. Er start dan geen aanmaningstraject, want dat begint pas als een betaling daadwerkelijk mislukt of de factuur vervalt.

Een persoonlijk bericht meesturen

In hetzelfde venster staat een veld Persoonlijk bericht. Wat je daar typt komt bovenaan de mail te staan, boven de standaardtekst.

Dat werkt goed als er iets is voorgevallen wat de standaardtekst niet weet. Bijvoorbeeld:

Ik heb je vorige week gebeld over deze factuur. Je zou hem deze week oppakken. Lukt dat nog?

Laat je het veld leeg, dan gaat alleen de standaardtekst met de betaallink eruit. Die standaardtekst ligt vast in Memly, dus dit veld is de plek waar je er iets eigens aan toevoegt.

Waar je ziet dat het gelukt is

Onderaan de factuur staat E-mail bezorging. Daar verschijnt elke verstuurde mail, met de status erbij, zodat je ziet of hij is aangekomen en geopend.

Staat de factuur op achterstallig, dan staat er ook een blok Aanmaningstraject op de pagina. Daarin zie je wanneer het traject startte, hoeveel herinneringen er zijn verstuurd en wanneer de laatste eruit ging. Vanuit dat blok kun je ook meteen de klantbetaalpagina openen om te zien wat je klant ziet.

Wil je alle openstaande facturen naast elkaar zien in plaats van er een voor een langs te gaan, kijk dan op de pagina Aanmaningen. Daarover gaat het artikel over een mislukte incasso.