Opnames automatisch in je community plaatsen na elke call

Je hebt een call of webinar opgenomen en wilt dat je leden hem terug kunnen kijken, zonder dat je zelf een bestand hoeft te downloaden en ergens uploaden. Dat kan automatisch. Memly plaatst de opname vanzelf in je community zodra hij klaar is, net zoals je leden ook herinneringen vooraf krijgen voor de call zelf. Hieronder lees je hoe je dat aanzet, wie de opname te zien krijgt en waarom het bericht soms even op zich laat wachten.

Waar je opname terechtkomt

Je opname verschijnt als een bericht in je community, niet als een bestand in een map op je computer. De opname hangt aan het event waar je hem bij opnam, dus zodra Memly klaar is met verwerken maakt het daar een bericht van met een videokaart eronder. Je leden klikken op die kaart en kijken de opname direct in de community terug.

Er zijn drie manieren waarop een opname bij een event terechtkomt. Via de Zoom-koppeling instellen, waarna Memly de opname zelf ophaalt. Of je importeert hem achteraf vanuit je videobibliotheek of vanuit Vimeo, via de knop Opnames importeren in het opnameoverzicht. Wat er daarna gebeurt is in alle drie de gevallen hetzelfde.

De datum en tijd in het bericht komen van de starttijd van het event, niet van het moment waarop je opnam of publiceerde. Neem je een call van drie uur ‘s middags pas de volgende ochtend op, dan staat er nog steeds de tijd van de call zelf. Zo herkent een lid meteen om welke bijeenkomst het gaat.

Elke opname levert één bericht op. Neem je een terugkerende call elke week op, dan krijgt elke aflevering een eigen bericht met een eigen video. Voordat je dit instelt is het handig als je al weet hoe je een event aanmaken doet, want daar hangt alles aan vast.

Automatisch plaatsen aanzetten

Automatisch plaatsen zet je aan door per doel een community en een categorie te kiezen. Een doel is dus de combinatie van waar de opname naartoe moet en in welke categorie hij daar belandt. Zolang je geen community en categorie hebt gekozen, gebeurt er niets automatisch.

Je stelt dit in bij het event zelf of bij een eventgroep, via de knop Auto-post instellingen in het eventscherm. Bij de community stel je alleen de standaardcategorie in, dus de categorie die de opname krijgt als je bij het event geen andere kiest. Je kunt alleen communities kiezen die via een product aan je event gekoppeld zijn.

Vier stappen om het aan te zetten:

1. Zorg dat er een product aan je event hangt dat toegang geeft tot de community.
2. Open bij dat event of die eventgroep de knop Auto-post instellingen.
3. Kies de community waar de opname naartoe moet.
4. Kies de categorie binnen die community.

Bij één event

Bij een losse afspraak stel je community en categorie in op het event zelf. De opname van die ene bijeenkomst gaat dan naar de plek die je daar kiest. Verder hoef je niks te doen.

Bij een hele serie

Bij een terugkerende call stel je het één keer in op de reeks, en dan geldt het voor elke aflevering. Zo hoef je niet bij elke week opnieuw een community te kiezen. Lees eerst hoe je een terugkerende reeks opzet, dan valt deze instelling op zijn plek.

Bij een eventgroep

Bij een event dat in een eventgroep zit staat de instelling op de groep, en die geldt voor alle events in de groep. Je kiest dus één keer een community en categorie, en elke opname binnen de groep volgt die keuze. Handig als je meerdere losse events in één groep hebt in een eventgroep bundelen en ze allemaal naar dezelfde plek wilt laten gaan.

Wat er in het bericht komt te staan

De titel van het bericht wordt opgebouwd uit een sjabloon dat je zelf kunt aanpassen. Standaard is dat {eventnaam} van {weekdag} {datum} om {tijd}, wat bijvoorbeeld “Coaching Call van vrijdag 1 mei om 15:30” oplevert. Je vindt dit sjabloon onder Instellingen, Media, Opnames, op de kaart Community-posts bij nieuwe opnames.

Je kunt de titel opbouwen met deze variabelen, die Memly invult op basis van het event:

Variabele	Wat het invult
{eventnaam}	De naam van je event, bijvoorbeeld Coaching Call
{eventgroup}	De naam van de eventgroep, als het event er een heeft
{weekdag}	De weekdag voluit, bijvoorbeeld donderdag
{datum}	Dag en maand zonder jaartal, bijvoorbeeld 1 mei
{datumMetJaar}	Dezelfde datum, maar met het jaartal erbij
{tijd}	De starttijd, bijvoorbeeld 15:30

De standaardtitel laat het jaartal bewust weg, omdat dat de titel alleen langer maakt. Wil je het er toch bij, gebruik dan {datumMetJaar} in plaats van {datum}. Laat je een variabele leeg, bijvoorbeeld {eventgroup} bij een event zonder groep, dan ruimt Memly de spatie die daardoor ontstaat zelf op.

Onder de titel komt de begeleidende tekst. Standaard staat er “De opname staat klaar om terug te kijken”, gevolgd door een korte samenvatting van de opname. Die samenvatting is de eerste alinea uit de beschrijving van de opname, die er automatisch bij komt zodra Memly de opname heeft uitgewerkt. Ook die tekst kun je aanpassen, met dezelfde variabelen plus {ai_highlight} voor die samenvatting.

De link naar de opname staat niet in de tekst zelf. Dat hoeft ook niet, want de videokaart onder het bericht is de link. Je leden klikken op die kaart en kijken meteen terug.

Wie de opname te zien krijgt

Wie de opname ziet hangt af van de producten die aan het event gekoppeld zijn. Een lid ziet de opname als het toegang heeft tot een van de producten die bij dat event horen. Alleen lid zijn van de community is niet genoeg, het gaat om het product.

Koppel je geen product aan het event, dan mag iedereen in de community de opname zien. Zo houd je een gratis of open bijeenkomst voor al je leden zichtbaar. Jij als eigenaar of beheerder komt overal langs de toegangscontrole heen, ook bij opnames die achter een product zitten, zodat je kunt modereren. Wie niet is ingelogd ziet geen enkel opnamebericht.

Waarom het bericht niet meteen verschijnt

Het bericht verschijnt niet altijd direct na de opname, en dat komt door de samenvatting. Staat automatische transcriptie aan, dan wacht Memly tot de AI-beschrijving klaar is, want die vult de begeleidende tekst. Pas als de beschrijving er is, plaatst Memly het bericht. Staat transcriptie uit, dan wordt het bericht direct na het publiceren ingepland.

Houd er ook rekening mee dat een opnamebericht geen melding naar je leden stuurt en geen punten oplevert, anders dan een gewoon bericht dat je zelf plaatst. Het verschijnt stil in de tijdlijn. Wil je dat je leden weten dat de opname klaarstaat, wijs ze er dan zelf even op.

Zelf plaatsen als je liever eerst kijkt

Wil je de opname eerst terugkijken voordat je leden hem zien, plaats hem dan handmatig. Zet de auteur van automatische posts op Geen, dan plaatst Memly niets meer vanzelf en doe je het zelf zodra je de opname hebt bekeken. Dat kan vanaf de opnamekaart, via een icoonknop in de kop van de opname of via het acties-menu in het opnameoverzicht. Alle drie openen dezelfde dialoog.

In die dialoog zie je de titel staan, maar die pas je hier niet aan. De begeleidende tekst kun je wel bewerken voordat je plaatst. Je kunt de opname in meerdere communities tegelijk plaatsen, met per community een eigen categorie. Wil je een samenvatting laten schrijven, dan werkt de knop Genereer AI-suggestie pas als er al een beschrijving van de opname is. Alleen een beheerder kan een opname plaatsen.

Je mag dezelfde opname later nog een keer plaatsen, bijvoorbeeld met een andere boodschap of in een tweede community. De automatische route doet dat niet dubbel: die plaatst per video en community maar één bericht.

Als er niets verschijnt

Verschijnt er geen bericht, loop dan deze punten langs. Meestal ligt het aan een ontbrekende koppeling of aan een opname die nog verwerkt wordt.

Wat je ziet	Wat er speelt
Er komt geen opname binnen	De opname is niet opgehaald of geïmporteerd, dus er hangt nog niets aan het event
Er is geen bericht geplaatst	Bij het event is nog geen community en categorie gekozen, dus automatisch plaatsen staat uit
De community staat niet in de lijst	Die community hangt niet via een product aan dit event
Het duurt langer dan verwacht	De transcriptie loopt nog, en het bericht wacht op de beschrijving
Een lid ziet de opname niet	Dat lid heeft geen toegang tot een van de producten die aan het event hangen
Het bericht is verdwenen	De opname of het event is verwijderd, dan valt het bericht voor iedereen weg, ook voor beheerders