Herinneringen instellen bij een afspraak

Leden vergeten afspraken. Niet omdat ze niet willen komen, maar omdat het tussen alles door wegvalt. Met een herinnering krijgt iedereen vanzelf een seintje voordat het begint.

Waar je het instelt

Open een afspraak in je agenda en zoek de kaart Herinneringen. Die staat op de afspraak zelf, dus je kunt per afspraak iets anders kiezen.

Maak je een reeks aan, dan stel je de herinneringen in op de eerste afspraak. Alle afleveringen volgen die keuze.

De drie snelle keuzes

Er staan drie herinneringen klaar die je met één klik aanzet:

• 1 week van tevoren
• Op de dag zelf, op een vast tijdstip dat jij kiest
• 1 uur van tevoren

Ze staan allemaal uit tot je ze zelf aanzet. Je mag er meerdere tegelijk gebruiken. Een week van tevoren zodat mensen het inplannen, en een uur van tevoren zodat ze het niet vergeten, is de combinatie die in de praktijk het beste werkt.

Zelf een moment kiezen

Staat jouw moment er niet bij, dan voeg je er zelf een toe. Je hebt twee soorten:

Een tijd van tevoren. Je vult een aantal in en kiest minuten, uren of dagen. Dit schuift automatisch mee als je de afspraak verzet.

Op een vaste datum. Je prikt een datum en tijd. Handig als je bijvoorbeeld precies aan het begin van de maand iets wilt sturen. Deze keuze is er alleen bij een losse afspraak, want bij een reeks zou dezelfde datum voor elke aflevering gelden.

Er iets bij schrijven

Onder de herinneringen staat een veld voor een persoonlijk bericht. Wat je daar invult komt in de mail te staan, boven de gegevens van de afspraak. Bijvoorbeeld “Vergeet je vragen niet voor te bereiden”.

Laat je het leeg, dan krijgt je lid gewoon de afspraakgegevens.

Jezelf ook een seintje geven

Zet Stuur de herinnering ook naar mij als organisator aan, dan krijg jij hem net zo goed. Dat scheelt je het onthouden van je eigen agenda.

Wat er in de herinnering staat

De titel van de afspraak, wanneer die begint en een knop om deel te nemen. Bij een Zoom-afspraak zit de deelnamelink er direct in, zodat niemand hoeft te zoeken.

Wie hem krijgt

Alleen leden die op dat moment toegang hebben tot een product dat aan de afspraak gekoppeld is. Iemand van wie het abonnement is verlopen krijgt niets meer.

Gebruik je per product een eigen ritme, dan krijgt een lid alleen bericht over de afleveringen waar het bij hoort. Hoe je dat instelt lees je in per product instellen hoe vaak leden meedoen.

Als je de afspraak verzet

Verzet je een afspraak, dan schuiven de herinneringen mee. Je hoeft ze niet opnieuw in te stellen. Zet je een herinnering pas aan als de afspraak er al staat, dan wordt hij alsnog op het juiste moment verstuurd, zolang dat moment nog niet voorbij is.

Iets tussendoor sturen

Wil je buiten de herinneringen om iets vragen of een voorbereiding delen, dan stuur je een los bericht aan iedereen die bij die afspraak hoort. Dat gaat via het menu bij de afspraak en staat los van de herinneringen die al klaarstaan.

Gerelateerd

• Per product instellen hoe vaak leden meedoen