Agenda en events
Je eerste event inplannen
Een losse afspraak of een hele reeks, gekoppeld aan je producten zodat de juiste mensen hem zien. Van formulier tot agenda.
Een event is alles waar je leden op een bepaald moment bij zijn: een live les, een spreekuur, een groepscall, een workshop. In de app heet het consequent een event, niet een afspraak.
Je maakt er een via Agenda, Nieuw event.
Het formulier
Titel en datum en tijd zijn verplicht. De tijd staat standaard op 10:00 en de duur op 60 minuten.
Daarnaast kun je een beschrijving, een Zoom-URL en een locatie invullen. Die laatste twee sluiten elkaar niet uit: je kunt allebei invullen voor een bijeenkomst die zowel op locatie als online te volgen is. Er is dus geen keuze tussen online of fysiek.
Tot slot een kleur, uit negen opties, standaard blauw. Dat is puur voor je eigen overzicht in de agenda, en het loont om er meteen een systeem in te leggen: alle spreekuren groen, alle workshops paars.
Herhaling
Dit is de kaart waar de meeste tijd in gaat zitten, en de belangrijkste regel is: je kunt herhaling alleen instellen bij het aanmaken. Op een bestaand los event is die kaart weg. Maak je hem als losse afspraak en wil je er later een reeks van, dan begin je opnieuw.
De keuzes leidt Memly af uit de datum die je koos. Kies je een donderdag, dan krijg je “Wekelijks op donderdag”, “Maandelijks op dag 18” en “Maandelijks op de derde donderdag”. Heb je nog geen datum ingevuld, dan staat er dat je die eerst moet kiezen.
Daarna vul je in om de hoeveel weken of maanden het is, van 1 tot 26. Onder je keuze verschijnt de eerstvolgende vijf momenten. Kijk daar even naar; dat is de snelste manier om te zien of je ritme klopt.
De einddatum mag je leeg laten. Dan plant Memly twee jaar vooruit.
Koppelen aan je producten
In de kaart Koppelingen kies je bij Gekoppelde producten waar dit event bij hoort. Dat bepaalt wie het in zijn agenda ziet en wie er een herinnering over krijgt. Bij een bestaand event zit diezelfde kaart op het tabblad Koppelingen.
Koppel je niets, dan is er niemand voor wie het verschijnt. Dat is soms precies wat je wilt (een blokkade in je eigen agenda), maar meestal is het een vergeten stap.
Belangrijk om te weten: leden melden zich niet aan. Er is geen aanmeldknop, geen maximumaantal en geen wachtlijst. Wie toegang heeft tot het gekoppelde product, ziet het event en mag meedoen. Het tabblad Leden op een event laat alleen zien wie dat zijn; je kunt er niemand toevoegen of afwijzen.
Bij een herhalende reeks met gekoppelde producten verschijnt er nog een blok: hoe vaak mogen je leden meedoen? Bij een wekelijkse reeks kies je per product tussen elke week, om de week of één keer per maand. Kies je dat laatste, dan geef je erbij op welke: de eerste, tweede, derde, vierde of laatste weekdag van de maand.
Onder elke regel staan zes datumblokjes die laten zien wat dat betekent. Gevuld is meedoen, doorgestreept is overslaan. Dat is handiger dan het klinkt, want zo zie je meteen of je bedoelde ritme klopt.
Zo kun je één wekelijkse call maken waar je grote pakket elke week bij mag en je instappakket één keer per maand, zonder twee reeksen te maken.
Series en eventgroepen zijn niet hetzelfde
Dit verwarren mensen vaak.
Een serie ontstaat uit het herhalingspatroon. De eerste afspraak is de hoofdafspraak, de rest zijn afleveringen. Op een aflevering zie je alleen nog het algemene tabblad en de opnames, met een link terug naar de hoofdafspraak.
Een eventgroep is een categorie waarin je losse events en series bundelt, bijvoorbeeld “Coaching calls” of “Workshops”. Dat is een aparte functie die per omgeving aan moet staan; zie je het veld niet, dan staat hij uit. Een groep heeft een eigen naam en beschrijving, eigen herinneringsregels en een instelling om opnames automatisch in je community te plaatsen. Zit een event in een groep, dan winnen de instellingen van de groep.
Voordat je op aanmaken klikt
Loop deze drie na, want dit zijn de dingen die je achteraf niet meer eenvoudig verandert:
- Klopt de herhaling? Kijk naar de vijf getoonde data.
- Zijn de producten gekoppeld? Zonder koppeling ziet niemand het.
- Klopt de duur? Die staat standaard op 60 minuten en wordt zelden aangepast, terwijl een spreekuur van een kwartier er anders uitziet in de agenda van je leden.
Verder lezen
Veelgestelde vragen
Kan ik een herhaling later nog instellen?
Nee. Het herhalingspatroon kies je bij het aanmaken; op een bestaand los event verschijnt die kaart niet meer. Bij de hoofdafspraak van een bestaande serie kun je het ritme wel bijstellen, maar dat geldt alleen voor afleveringen die daarna worden ingepland.
Wie ziet mijn event?
De leden die toegang hebben tot de producten die je eraan koppelt. Koppel je niets, dan is er ook niemand voor wie het in de agenda verschijnt.
Wat is het verschil tussen een serie en een eventgroep?
Een serie ontstaat uit het herhalingspatroon: een hoofdafspraak met afleveringen. Een eventgroep is een categorie waarin je losse events en series bundelt, zoals Coaching calls. Die functie moet wel voor jouw omgeving aanstaan.
Hoe lang loopt een herhaling door?
Laat je de einddatum leeg, dan plant Memly twee jaar vooruit.
Was dit artikel nuttig?