Je instellingen nalopen

De inrichtingswizard heeft je webadres, je namen, je logo en je kleur al vastgelegd. Wat hier staat is de rest. Het meeste kun je rustig later doen, behalve je contactgegevens en je BTW, want die komen op elke factuur.

Waar je ze vindt

Klik in het menu links op Instellingen, of open het menu onder je naam rechtsboven. De instellingen staan gegroepeerd in Algemeen, Financieel, Beheer, Media en Technisch.

Je contactgegevens

Onder Algemeen, Contactgegevens. Dit is het adresblok dat op je facturen komt te staan.

• Bedrijfsnaam, straat, huisnummer, postcode, plaats en land
• Telefoonnummer en e-mailadres
• KVK-nummer en BTW-nummer

Controleer je gegevens op kvk.nl of kbodata.be. Eén typefout hier betekent een typefout op elke factuur die je verstuurt.

Je BTW

Onder Financieel, BTW. Twee dingen.

Bij BTW-modus kies je of je je prijzen invoert inclusief of exclusief BTW. Verkoop je aan particulieren, dan is inclusief het gewone antwoord, want dat is het bedrag dat je klant ziet. Verkoop je aan bedrijven, dan werk je meestal exclusief.

Daaronder beheer je je tarieven, met een naam en een percentage. Er staat er standaard één klaar. Eén ervan is het standaardtarief, en dat wordt gekozen als je bij een prijs niets anders instelt.

Je nummerreeksen

Onder Financieel, Bestelnummers. Er zijn vier reeksen die je los van elkaar instelt.

• Bestelnummers voor de bestellingen zelf
• Factuurnummers voor de facturen die daaruit volgen
• Creditnotanummers voor wat je terugboekt
• Betaalverzoeknummers voor een terugvordering na een storno op een gecrediteerde factuur

Draait het partnerprogramma bij jou, dan komt er een vijfde bij: Affiliate-zelffacturen, voor de facturen die je namens je partners opmaakt.

Per reeks kies je een prefix, of het jaartal erin komt, uit hoeveel cijfers het volgnummer bestaat, en bij welk nummer de teller nu staat. Kom je uit een ander systeem, zet de teller dan boven je laatste nummer daar, zodat je nummering doorloopt en je boekhouding geen gat krijgt.

Je afzender

Onder Algemeen, E-mail. Standaard gaan je mails de deur uit vanaf noreply@app.memly.nl, met je platformnaam als afzendernaam.

Wil je vanaf je eigen domein mailen, dan regel je dat bij Technisch, Domein & DNS. Daar staan ook de DNS-regels die je bij je domeinnaamprovider moet zetten. Dat is geen werk voor je eerste dag; de standaardafzender werkt gewoon.

Op datzelfde e-mailscherm staan ook de mails die vanzelf gaan. Of je klanten een aankondiging krijgen voordat een incasso wordt afgeschreven en hoeveel dagen van tevoren, of er een kopie van elke factuur naar je eigen postbus gaat, en of iemand die lang niet is ingelogd een berichtje krijgt.

Wie er met je meekijkt

Onder Beheer, Team. Je nodigt iemand uit met een rol, en je kunt die rol later gewoon wijzigen.

Beheerder is de rol voor iemand die met je meewerkt. Die komt overal waar jij komt, op een paar eigenaarszaken na. Heb je een VA of een collega die echt dingen moet kunnen doen, dan is dit de rol.

Community Admin is er voor moderatie. Berichten en reacties beheren, iemand het zwijgen opleggen of verwijderen. Deze rol komt bewust niet bij je bestellingen en facturen.

Financieel is voor je boekhouder. Die ziet Verkopen, dus je bestellingen, abonnementen en facturen, en de Rapportages met je omzet, aanmaningen en opzeggingen. Hij mag ook crediteren en terugbetalen. Wat hij niet ziet: je ledenlijst, je producten, je pagina’s en je instellingen. Precies genoeg om je boeken te doen, niet meer.

De rol Instructeur staat wel in de lijst maar is nog niet aan schermen gekoppeld. Wil je iemand alleen aan een training of afspraak koppelen, gebruik dan Instructeurs & Hosts hieronder; daar is geen teamrol voor nodig.

Onder Beheer staat ook Pauzeren. Daar bepaal je of je leden hun eigen abonnement tijdelijk mogen stilzetten. Dat staat standaard uit; als beheerder kun je het altijd zelf. Zie Een abonnement opzeggen, pauzeren, hervatten of van plan wisselen.

Wil je alleen iemand aan een training of een afspraak koppelen, dan heb je geen teamrol nodig. Dat doe je bij Beheer, Instructeurs & Hosts, en zo iemand hoeft niet eens een account te hebben.

Notificaties

Onder Algemeen, Notificaties. Let op wat dit scherm is, want de naam is verwarrend. Het gaat over de meldingen die jij als lid van je eigen community krijgt, zoals een reactie op je bericht, een vermelding, een privébericht of een herinnering voor een afspraak. Meldingen in het platform zelf staan altijd aan; hier kies je alleen of er ook een mail achteraan gaat.

De mails die jij als eigenaar krijgt over bestellingen en betalingen regel je niet hier, maar bij het e-mailscherm hierboven.

Wat er nog meer staat

De rest van de instellingen kom je vanzelf tegen als je ze nodig hebt. Overeenkomsten voor je algemene voorwaarden, Betaalpagina voor wat je standaard aan je klanten vraagt, Mollie voor je betalingen, Video voor waar je opnames staan, en Integraties voor koppelingen met andere systemen.

Volgende stap

Ga verder met je eerste product aanmaken.